Шаблон базы данных для Excel
В современном мире у нас есть множество программ для работы с базой данных. В конце концов, окончательный анализ сложного программного обеспечения будет проводиться только с электронными таблицами. Если вы - небольшое предприятие и не можете позволить себе современное программное обеспечение, то не о чем беспокоиться, потому что в самой таблице Excel мы можем создать базу данных ваших бизнес-данных. В конце концов, вопрос в том, как мы можем создать базу данных в электронной таблице Excel? В сегодняшней статье мы покажем вам способ создания шаблона базы данных Excel.
Как создать шаблон базы данных для Excel?
Ниже приведены несколько примеров создания шаблона базы данных в Excel.
Вы можете скачать этот шаблон базы данных Excel здесь - Шаблон базы данных ExcelПример №1 - Создание шаблона базы данных продаж
Продажи - это способ получения прибыли для компании. Финансы играют жизненно важную роль в бесперебойном функционировании бизнеса. Также очень важно отслеживать ваши продажи. Теперь мы покажем, как создать шаблон «База данных продаж» в Excel.
Шаг 1. Когда приходит сделка или коммерческое предложение, нам нужно решить, какие элементы мы должны записать как часть продаж. Наличие всевозможной информации, как правило, является хорошим вариантом, но если данные могут пополнить ваш список нежелательной почты, удалите ненужные.
В общем, я заполнил ниже общие заголовки.
Шаг 2: Теперь, основываясь на заголовке, мы можем начать заполнять данные под соответствующим заголовком. Я заполнил некоторые образцы данных ниже.
Одно из основных правил базы данных: она должна быть в формате таблицы в Excel, и каждая таблица должна иметь собственное уникальное имя.
При создании базы данных, когда заголовки данных фиксированы, нам необходимо преобразовать формат в формат таблицы. Итак, в Excel нам нужно преобразовать это только в таблицу.
Для создания таблицы нам необходимо соблюдать определенные правила. Ниже приведены определенные правила.
В записях базы данных не должно быть пустых строк и пустых столбцов.
Такие форматы базы данных опасны, особенно когда у нас есть огромные записи, с которыми нужно работать.
Одна из причин, по которой следует избегать этих пустых строк и столбцов, заключается в технических характеристиках электронной таблицы. В тот момент, когда электронная таблица распознает пустую строку или пустой столбец, она предполагает, что это конец базы данных, и это приводит к неверной сводке чисел.
Шаг 3: Чтобы создать таблицу, поместите курсор внутри данных и нажмите Ctrl + T, чтобы открыть диалоговое окно создания таблицы.
Убедитесь, что в этом окне установлен флажок «Моя таблица содержит заголовки», поскольку в нашей базе данных есть заголовки, в противном случае excel рассматривает заголовки только как часть записей данных.
Шаг 4: Теперь ваша таблица выглядит так, как показано ниже.
Поскольку он создал таблицу со своим цветом и форматированием таблицы.
Мы можем изменить стиль таблицы по умолчанию. Поместите курсор внутри таблицы, чтобы на ленте появилась новая вкладка «Дизайн». В разделе «Дизайн» мы видим множество вариантов.
В разделе «Стили таблиц» выберите тип стиля таблицы, который вы хотите применить к базе данных.
Затем, после создания таблицы, нам нужно дать таблице имя, чтобы дать ей уникальное имя. Только в разделе «Дизайн» мы можем дать название таблице.
Теперь мы можем обратиться к этой базе данных, используя имя этой таблицы «SalesRecords» .
Поскольку это табличный формат для базы данных, любые новые записи, введенные ниже последней записи, будут обновлены в самой этой таблице.
На изображении выше я ввел следующий серийный номер как 12, если я нажму клавишу ввода сейчас, он перенесет только эту строку в таблицу.
Таким образом, используя электронную таблицу Excel, мы можем создавать наши собственные базы данных.
Пример # 2 - Шаблон Excel базы данных клиентов
Создание шаблона базы данных клиентов Excel очень важно для любого бизнеса. При создании шаблона базы данных в Excel важно решить, какую информацию о клиентах нам нужно собирать.
Ниже приведены общие сведения о клиентах, которые мы обычно собираем.
Заполните детали по заголовкам.
Аналогичным образом создайте формат таблицы для базы данных.
Продолжайте вводить данные о клиенте по мере сбора, и ваша таблица автоматически расширяется по мере увеличения базы данных.
То, что нужно запомнить
- Всегда рекомендуется сохранять данные в формате таблицы, поскольку при использовании формата таблицы возможны автоматические ссылки на любое добавление и удаление строк и столбцов.
- Всегда давайте таблице уникальное имя.
- Если вы хорошо разбираетесь в MS Access, загрузите файл в MS Access.