Что такое журналы покупок?
Журналы покупок - это специальные журналы, используемые организацией для отслеживания всех покупок в кредит. Он также известен как книга покупок или дневник покупок. В то время как кредитные операции регистрируются в книге покупок, покупки за наличные вносятся в общий журнал. Стоит отметить, что в таких журналах регистрируется только покупка товаров в кредит, и любые капитальные затраты исключаются.
В большинстве организаций есть отдельный отдел закупок, который заботится обо всем процессе покупки, который включает идентификацию необходимых товаров, классификацию, запрос предложения, размещение заказа и подтверждение получения товаров, соответствующих желаемому описанию.
Компоненты записи в журнале покупок
# 1 - Две стороны
В каждой покупке участвуют две стороны: покупатель и продавец. Обе стороны соглашаются с ценой, которую покупатель уплачивает за товары или услуги. Эта закупочная цена представляет собой сумму транзакции для всех журналов закупок. Лицо или организация, у которых осуществляется покупка, называется Поставщиком, и когда покупка осуществляется в кредит, Поставщик будет отображаться как Кредиторы в балансе до момента совершения платежа.
# 2 - Покупка в кредит
Организация приобретает различные товары и услуги у нескольких поставщиков. Когда товар приобретается в кредит, вносится следующая запись в журнале - Допустим, X Ltd. приобрела товары на сумму 500 долларов у Y Ltd. -
При оплате -
# 3 - Счет-фактура
Счет-фактура - это документ, который выдает продавец покупателю. Это подробный документ. Он содержит дату выставления счета, имя и адрес Поставщика, название организации, которой выставлен счет, адрес и наименование организации, в которую отправляется товар, количество и описание товаров, способ оплаты, необходимый поставщику, валюту. счета-фактуры, налогов и т. д. Счет-фактура - важный документ, который является проблемой вместе с товарами, и когда он будет доставлен покупателю, покупатель сопоставит товары, доставленные с размещенным заказом на поставку.
# 4 - Отдел закупок
В большинстве организаций есть отдельный отдел закупок, который отвечает за закупку товаров. Итак, когда любому человеку или отделу нужны какие-либо товары, они должны отправить запрос в отдел закупок, если товары уже есть на складе или складе, отдел закупок выдаст товар. Если товаров нет в наличии, группа закупок определит поставщика, который специализируется на необходимых товарах, и разместит заказ. Как только заказ поступит, они проверит, что он соответствует требуемому описанию, а количество соответствует запрошенному. После того, как отдел закупок подтверждает, что товары получены, счет поступает на счета для оплаты.
# 5 - Кредитовая нота
В случаях, когда поставляемые товары не соответствуют описанию, имеют проблемы с качеством или повреждены, и Покупатель должен вернуть их Поставщику. Затем Поставщик выдает документ под названием Кредит-нота, который будет скорректирован с учетом платежей за товары в будущем. Допустим, X Ltd. вернула товар на сумму 1000 долларов, а Y Ltd. выпустила кредит-ноту на эту сумму. В следующий раз, когда X Ltd. купит 5000 долларов, ей нужно будет заплатить только 4000 долларов, поскольку 1000 долларов будут скорректированы с учетом кредитной ноты.
# 6 - Книга покупок
В книге покупок в одном месте записываются все покупки в кредит, и там указываются сведения о поставщиках, номере счета, валюте, количестве и других деталях. Остатки для этих поставщиков из книги закупок переносятся в отдельные бухгалтерские книги, а общая сумма статей расходов дебетуется на счет расходов. Это одна из основных книг в процессе бухгалтерского учета, которая важна для подготовки балансов бухгалтерской книги, пробного баланса и окончательных счетов. Ниже приведен образец книги покупок XYZ Ltd за август 2019 года. В этом случае остатки в размере 500, 1000 и 2000 долларов будут внесены в отдельные бухгалтерские книги Nike, Adidas и PUMA Ltd. Кроме того, со счета покупки будет списана сумма в размере 3500 долларов.
Преимущества журналов покупок
- Подробная информация обо всех поставщиках собрана в одном месте, что помогает согласовать балансы бухгалтерской книги и пробный баланс.
- Легко поддерживать и отслеживать данные для анализа поставщиков
- Общая сумма покупки в кредит и тип покупки находятся в одном месте.
- Важный документ для бесперебойной работы отдела закупок
- Во время аудитов на конец года поиск номеров счетов, связанных с любыми поставщиками, становится доступным из журналов закупок.
- Одна из самых известных и широко поддерживаемых книг
Недостатки журналов покупок
- Требуется отдельный бухгалтер, который требует времени и денег.
- Если в книге закупок выбран неправильный счет поставщика, это приводит к ошибке при составлении пробного баланса и окончательных счетов.
Вывод
Журналы закупок - важная и важная часть бухгалтерского процесса любой организации. При тщательном внедрении звуковая система поможет вовремя совершить покупку, что приведет к экономии времени и денег. Кроме того, анализ закупок, извлеченный из этих журналов, помогает при заключении новых контрактов. Журналы закупок также помогают в управлении кредиторами, отслеживании статуса возвращенных товаров, кредитных авизо и обновленных балансов бухгалтерской книги поставщиков, которые необходимы для успеха и актуальности бизнеса. Это также помогает облегчить аудит, предоставляя данные, необходимые аудиторам.