Уменьшить размер файла Excel | Как уменьшить размер файла Excel (методы ТОП 4)

Как уменьшить размер файла Excel?

Ниже приведены 4 метода уменьшения размера файла книги Excel.

  1. Сохранить файл в двоичном формате
  2. Преобразуйте ненужные формулы в значения
  3. Сжать изображение
  4. Удаление сводного кеша

Давайте подробно обсудим каждый из методов -

# 1 - Сохранить файл в двоичном формате

Размер файла Excel можно уменьшить путем преобразования обычного формата .xlsx в .xlsb, который является двоичным форматом. Тем самым уменьшая размер файла до минимально возможного.

  • Шаг 1 - Откройте файл Excel в формате .xlsx.
  • Шаг 2 - Затем перейдите на вкладку Файл. В раскрывающемся списке вкладки "Файл" в Excel выберите "Сохранить как" в Excel.

  • Шаг 3 - Теперь выберите параметр « Обзор» , после чего появится диалоговое окно.

  • Шаг 4 - Затем введите имя файла в «Имя файла», теперь в раскрывающемся списке «Сохранить как тип» выберите формат .xlsb и нажмите «Сохранить».

Такой подход позволит им в Excel файл уменьшить размер электронной таблицы.

# 2 - Преобразование ненужных формул в значения

Следующий подход, который можно использовать для уменьшения размера файла Excel, - это преобразование ненужных формул в значения. Ниже приведен список шагов, которые можно использовать для понимания методологии.

  • Шаг 1. Откройте файл Excel и выберите весь рабочий лист или количество столбцов, которые нужно преобразовать из формул в значения.
  • Шаг 2 - Теперь нажмите клавишу «F5», появится всплывающее диалоговое окно. Затем нажмите «Особые».

  • Шаг 3 - Откроется другое диалоговое окно, как показано ниже, затем щелкните переключатель «Формулы» и нажмите «ОК».

  • Шаг 4 - Теперь, когда все ячейки, содержащие формулы, выбраны. Перейдите на вкладку «Главная» и нажмите «Вставить».
  • Шаг 5 - Теперь выберите «Значения», когда при нажатии на «Вставить» появится раскрывающийся список. Затем нажмите «Вставить значения».

  • Шаг 6 - Или используйте сочетание клавиш CTRL + ALT + V , после чего появится диалоговое окно, как показано ниже. Установите переключатель «Значения» и нажмите «ОК».

Это преобразует выбранные формулы в значения, что позволит уменьшить размер файла и сделать таблицу светлее.

# 3 - Сжать изображение

Следующий подход - использовать сжатие изображения в файле Excel для уменьшения размера книги. Этот метод важен, когда у нас слишком много изображений, содержащихся в книге или рабочем листе, что приводит к увеличению размера файла Excel.

  • Шаг 1 - Щелкните изображение, которое хотите сжать. Затем перейдите на вкладку «Формат» в области ленты, как показано ниже.

Это инструмент изображения, который появляется, только когда изображение выбрано.

  • Шаг 2 - На вкладке «Формат» выберите «Сжать изображения».

  • Шаг 3 - После выбора значка сжатия изображения появится диалоговое окно.

  • Шаг 4 - Параметр «Применить только к этому изображению» позволяет пользователю сжимать только выбранное изображение. Отмена выбора этого параметра позволит сжать все изображения в книге. Также выберите параметр «Электронная почта (96 PPI)», который является минимальным размером документа для совместного использования.
  • Шаг 5 - Нажмите ОК и сохраните книгу. Это уменьшит размер всего файла Excel.

# 4 - Удаление сводного кеша

Следующий подход поможет уменьшить размер файла Excel за счет удаления сводного кеша при создании сводной таблицы из исходных данных.

  • Шаг 1 - Выберите вкладку «Анализ» в инструментах сводной таблицы. Эта вкладка появляется только тогда, когда выбрана сводная таблица в файле Excel.

  • Шаг 2 - Теперь нажмите раскрывающееся меню параметров поворота, а затем выберите параметры.

  • Шаг 3 - Рядом с появлением диалогового окна перейдите на вкладку «Данные».

  • Шаг 4 - Теперь снимите флажок «Сохранить исходные данные в файл». Этот параметр не создает сводный кеш и позволяет уменьшить размер файла Excel.

  • Шаг 5 - Теперь выберите опцию «Обновлять данные при открытии файла», это гарантирует, что сводная таблица обновится, как только откроется файл Excel. Если этот параметр не выбран, сводную таблицу необходимо обновить вручную, что приведет к созданию сводного кеша.

Шаг 6 - Затем нажмите ОК. Это гарантирует, что размер файла Excel уменьшится.

То, что нужно запомнить

  • Формат файла XLSB имеет тенденцию открываться и сохраняться с гораздо большей скоростью, однако есть даже несколько вещей, которые следует учитывать, когда файлы Excel с включенными макросами и на основе запросов не следует преобразовывать в XLSB, поскольку они могут вызвать функциональные ошибки при работе как XLSB.
  • Кроме того, если размер файла Excel для формата XLSX составляет от 5 МБ до 7 МБ, можно оставить как есть, только если размер файла XLSX увеличивается до двузначных или трехзначных цифр в МБ. Затем можно рассмотреть возможность уменьшения размера файлов Excel с помощью любого из наиболее подходящих подходов.
  • Существуют и другие подходы, такие как использование сжатой заархивированной папки, для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши файл Excel, перейти к отправке, а затем щелкнуть сжатую заархивированную папку. Это уменьшит размер файла при совместном использовании. Это также можно сделать, выбрав несколько файлов, а затем сжав файлы в заархивированной папке.
  • Предпочитайте сводные таблицы формулам, используемым для суммирования данных для больших наборов данных, это меньше повлияет на размер файла. Кроме того, если формулы используются чаще, измените режим автоматического расчета на ручной режим на вкладке формул. Это сделает файл открытым, внесет изменения, обновит файл Excel и закроет файлы намного быстрее.