Как поделиться отчетами Power BI с другими? (с примером)

Совместное использование отчетов Power BI

Существуют разные методы для совместного использования отчета в power bi, есть простой способ поделиться отчетом с помощью кнопки общего доступа, но есть и другие методы, такие как использование рабочей области или публикация отчета в Интернете или встраивание его в точку общего доступа и безопасное встраивание.

Конечная цель создания аналитических данных, визуализации и подробного анализа - значительно упростить процесс принятия решений. Но те, кто создает аналитические данные, - это не лица, принимающие решения, а разные люди, поэтому нам нужно поделиться готовой панелью мониторинга или отчитаться перед пользователями, принимающими решения.

Как публиковать отчеты Power BI?

Перед тем, как поделиться отчетами Power BI с конечными пользователями, первое, что нам нужно сделать, это «опубликовать» отчет о версии для настольных ПК в учетной записи Power BI Services.

Чтобы опубликовать отчет, выполните следующие действия.

Шаг 1. Откройте отчет, подготовленный в Power BI Desktop.

Шаг 2: После открытия панели управления перейдите на вкладку ГЛАВНАЯ и нажмите кнопку «Опубликовать».

Шаг 3. Войдите в учетную запись службы Power BI

Если вы уже вошли в учетную запись Power BI, она не попросит вас войти в систему, иначе сначала вам нужно войти в учетную запись служб Power BI с зарегистрированным идентификатором электронной почты.

Шаг 4: Выберите целевой файл и нажмите «Выбрать».

Загрузка займет некоторое время, и когда отчет будет опубликован в службах Power BI, мы получим следующее подтверждающее сообщение.

Нажмите «Понятно», чтобы закрыть это окно.

Войдите в службы Power BI, чтобы поделиться отчетами

После публикации войдите в учетную запись служб Power BI.

  • Чтобы войти в систему, щелкните свое имя пользователя, а затем выберите параметр Службы Power BI на панели управления.

В учетной записи служб Power BI наши опубликованные панели мониторинга и отчеты по умолчанию находятся в разделе «Моя рабочая область».

Щелкните «Отчеты», чтобы увидеть название опубликованного отчета. Щелкните по нему, чтобы просмотреть подробный отчет.

Как поделиться отчетами Power BI с другими?

После того, как опубликованные отчеты появятся в «Моем рабочем пространстве», мы сможем поделиться им. Этот метод является наиболее распространенным способом поделиться отчетом с другими пользователями.

  • Шаг 1: перейдите в раздел «Отчеты», и вы увидите небольшой значок «Поделиться».

Чтобы поделиться отчетами с другими пользователями, независимо от того, являются ли они пользователями вашей организации или за ее пределами, вам нужна лицензия Power BI Pro, чтобы делиться отчетами с другими, не вам, но и получателю необходимо иметь лицензию Power BI Pro.

  • Шаг 2:   После того, как вы нажмете кнопку «Поделиться», вам будет предложено ввести адрес электронной почты получателя и при необходимости добавить сообщение с параметрами.

Введите адрес электронной почты целевого человека, которому вы отправляете отчеты.

  • Шаг 3. После этого у нас есть еще несколько вариантов управления долей, как показано ниже.

«Разрешить получателям делиться вашим отчетом», «Разрешить пользователям создавать новый контент с использованием базовых наборов данных» и «Отправлять уведомления по электронной почте получателям». В зависимости от ваших требований вы можете выбрать и отменить выбор любого из элементов.

  • Шаг 4: Нажмите кнопку «Поделиться», чтобы поделиться отчетом с введенным идентификатором адреса электронной почты.

  • Шаг 6. Теперь получателю необходимо войти в учетную запись Power BI Services (у него должна быть лицензия Pro), и ему нужно щелкнуть вкладку «Доступные мне», и он увидит имя владельца и название статьи, которую он имеет. общий.

Теперь они могут использовать эти общие отчеты для просмотра и принятия решений.

Вариант доступа

При предоставлении общего доступа к отчету мы также можем видеть, кто получил доступ к отчету на вкладке «Доступ» или на общей панели управления.

В том же окне мы можем прекратить совместное использование отчета, а также запретить другим пользователям делиться отчетом.

  • На вкладке «Доступ» нажмите на многоточие (три точки).

  • Теперь мы видим две опции «Чтение» и «Отмена доступа».

Если вы выберете опцию «Читать», другие люди продолжат делиться отчетом с кем угодно. Если вы выберете опцию «Удалить доступ», тогда он удалит доступ человека.

Преимущества и недостатки метода обмена

  • Преимущества: это наиболее распространенный способ поделиться панелью мониторинга или отчетом с конечными пользователями. Это один из простых и быстрых способов распространить отчет среди нескольких пользователей.
  • Недостатки: несмотря на то, что это простой метод, он также имеет свои ограничения. С помощью этого метода мы не можем указать конечным пользователям права на редактирование. Это не лучшая практика, потому что если создание приборной панели представляет собой командную среду, в которой один человек выполняет конкретный набор задач, а другие выполняют другой набор задач, тогда это становится просто бумагой для чтения. Еще один недостаток - мы не можем делиться несколькими отчетами, а информационные панели - это время.

То, что нужно запомнить

  • Это основной метод обмена.
  • Рабочая область, приложение Power BI - это другие способы совместного использования отчетов и панелей мониторинга.