Определение книги счетов к оплате
Книга счетов к оплате, также известная как бухгалтерская книга кредитора, является вспомогательной бухгалтерской книгой, в которой перечислены подробные сведения о различных поставщиках или продавцах компании, а также их остатки на счетах с указанием непогашенной суммы, подлежащей выплате компанией.
Он отслеживает конкретную подлежащую оплате информацию по каждому счету, в том числе:
- Дата счета
- Номер счета
- Название поставщика / продавца
- Заказанное Количество
- Подлежащая уплате сумма
Сальдо счета главной книги для кредиторской задолженности сравнивается с конечным балансом книги счетов к оплате, чтобы убедиться, что оба счета совпадают. Такое сравнение проводится в рамках процесса закрытия отчетного периода (ежеквартально / ежегодно).
Пример книги счетов к оплате
Давайте проанализируем приведенный ниже пример для большего понимания:
Сделки по покупке для Titan Sports Gear Company:
- 12 марта: закуплены товарные запасы на сумму 20000 долларов США на условиях 2/15 n 45, пункт назначения FOB от Mighty Sun Suppliers.
- 18 марта: возвращен товар на сумму 3000 долларов, поврежденный во время доставки 12 марта.
- 27 марта: оплачены товары, приобретенные 18 марта у поставщиков Mighty Sun, за вычетом возврата и скидки.
Бухгалтерские операции регистрировались методом постоянной инвентаризации в следующих записях журнала кредиторской задолженности:
Журнал покупок
Товарная инвентаризация A / C Доктор …………………………………………… 20 000 долл. США
Кредиторская задолженность A / C …………………………………………………………… 20 000 долларов США
Журнал денежных выплат
Общий журнал
Эти журналы будут в дальнейшем размещены в счетах к оплате, как показано ниже:
Учетная запись поставщика: Поставщики Mighty Sun
Реестр поставщиков / дочерних компаний будет соответственно обновлен для поставщиков Might Sun как:
Как видно из приведенных выше таблиц, баланс поставщика для Mighty Sun Suppliers составляет 0 долларов (ноль), а сальдо кредиторской задолженности также составляет 0 долларов (ноль). Поскольку оба они точно совпадают, нет необходимости составлять полный график кредиторской задолженности. Если какая-либо сумма остатка не рассмотрена, потребуется составить отдельный график кредиторской задолженности.
Обработка дебиторской задолженности также будет аналогичной.
Однако необходимо соблюдать некоторую осторожность и последовательность. Этот пример предназначен только для одного поставщика и одного месяца. Для фирмы может быть несколько записей и несколько поставщиков. Следовательно, должен существовать надлежащий механизм, исключающий возможность ошибок, поскольку согласование может быть сложной задачей.
Проблемы при сопоставлении
Ниже приведены способы, с помощью которых элемент управления Главной книги может не синхронизироваться с Счета к оплате:
- В одну из книг внесена ручная запись, другие записи не ведутся. Это затруднит примирение.
- Проводка в Главную книгу (ГК) из модуля «Счета к оплате» могла быть отключена в какой-то момент. Это особенно важно в случае компьютеризированной записи записей.
- Задание публикации могло быть прервано либо из-за человеческой ошибки, либо из-за сбоя питания во время выполнения задания. Журнал транзакций следует учитывать для внесения несбалансированных записей. В случае отсутствия полной партии, историю счетов следует сравнить с бухгалтерской книгой.
- Существует вероятность того, что все публикации пройдут успешно во время входа, но файл за это время был поврежден. В качестве профилактического метода копии файла должны храниться в физическом или электронном формате.
Преимущества книги счетов к оплате
- Эта бухгалтерская книга может предложить быстрый снимок текущих балансов поставщиков.
- Это полезно в качестве модели для внутреннего контроля и аудита.
- Руководители и бухгалтеры могут сравнивать баланс дочерней компании с балансом главной книги для предотвращения ошибок.
- Это также помогает в разделении обязанностей между сотрудниками. Там будет отдельный сотрудник, записывающий транзакцию, и другой, проверяющий возможные ошибки. Это обеспечит эффективность и строгий внутренний контроль.
- Эту информацию можно использовать для создания отчета об устаревании, в котором будет отображаться имя поставщика с отдельными просроченными уведомлениями. Он также показывает непогашенную сумму по каждому неоплаченному счету. Также будут выделены вызванные изменения в денежном потоке.
- Кроме того, увеличение количества просроченных счетов может выявить проблемы с погашением дебиторской задолженности. Он указывает на то, что клиенты платят больше времени, чем обычно, что может потребовать немедленного внимания.
Вывод
Наличие книги счетов к оплате не является обязательным, но желательно для поддержания чистоты и порядка в бухгалтерских книгах. Такие бухгалтерские книги помогают отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность в течение нескольких лет. Это также важный инструмент в процессе аудита, и его можно успешно связать в случае исследования отдельных записей.
Присяжные бухгалтеры или лица со степенью в области коммерции могут выполнять такие задачи, что упрощает ведение таких учетных записей небольшим офисам и поставщикам.