Книга счетов к оплате (определение, примеры) | Шаг за шагом

Определение книги счетов к оплате

Книга счетов к оплате, также известная как бухгалтерская книга кредитора, является вспомогательной бухгалтерской книгой, в которой перечислены подробные сведения о различных поставщиках или продавцах компании, а также их остатки на счетах с указанием непогашенной суммы, подлежащей выплате компанией.

Он отслеживает конкретную подлежащую оплате информацию по каждому счету, в том числе:

  • Дата счета
  • Номер счета
  • Название поставщика / продавца
  • Заказанное Количество
  • Подлежащая уплате сумма

Сальдо счета главной книги для кредиторской задолженности сравнивается с конечным балансом книги счетов к оплате, чтобы убедиться, что оба счета совпадают. Такое сравнение проводится в рамках процесса закрытия отчетного периода (ежеквартально / ежегодно).

Пример книги счетов к оплате

Давайте проанализируем приведенный ниже пример для большего понимания:

Сделки по покупке для Titan Sports Gear Company:

  • 12 марта: закуплены товарные запасы на сумму 20000 долларов США на условиях 2/15 n 45, пункт назначения FOB от Mighty Sun Suppliers.
  • 18 марта: возвращен товар на сумму 3000 долларов, поврежденный во время доставки 12 марта.
  • 27 марта: оплачены товары, приобретенные 18 марта у поставщиков Mighty Sun, за вычетом возврата и скидки.

Бухгалтерские операции регистрировались методом постоянной инвентаризации в следующих записях журнала кредиторской задолженности:

Журнал покупок

Товарная инвентаризация A / C Доктор …………………………………………… 20 000 долл. США

                Кредиторская задолженность A / C …………………………………………………………… 20 000 долларов США

Журнал денежных выплат

Общий журнал

Эти журналы будут в дальнейшем размещены в счетах к оплате, как показано ниже:

Учетная запись поставщика: Поставщики Mighty Sun

Реестр поставщиков / дочерних компаний будет соответственно обновлен для поставщиков Might Sun как:

Как видно из приведенных выше таблиц, баланс поставщика для Mighty Sun Suppliers составляет 0 долларов (ноль), а сальдо кредиторской задолженности также составляет 0 долларов (ноль). Поскольку оба они точно совпадают, нет необходимости составлять полный график кредиторской задолженности. Если какая-либо сумма остатка не рассмотрена, потребуется составить отдельный график кредиторской задолженности. 

Обработка дебиторской задолженности также будет аналогичной.

Однако необходимо соблюдать некоторую осторожность и последовательность. Этот пример предназначен только для одного поставщика и одного месяца. Для фирмы может быть несколько записей и несколько поставщиков. Следовательно, должен существовать надлежащий механизм, исключающий возможность ошибок, поскольку согласование может быть сложной задачей.

Проблемы при сопоставлении

Ниже приведены способы, с помощью которых элемент управления Главной книги может не синхронизироваться с Счета к оплате:

  1. В одну из книг внесена ручная запись, другие записи не ведутся. Это затруднит примирение.
  2. Проводка в Главную книгу (ГК) из модуля «Счета к оплате» могла быть отключена в какой-то момент. Это особенно важно в случае компьютеризированной записи записей.
  3. Задание публикации могло быть прервано либо из-за человеческой ошибки, либо из-за сбоя питания во время выполнения задания. Журнал транзакций следует учитывать для внесения несбалансированных записей. В случае отсутствия полной партии, историю счетов следует сравнить с бухгалтерской книгой.
  4. Существует вероятность того, что все публикации пройдут успешно во время входа, но файл за это время был поврежден. В качестве профилактического метода копии файла должны храниться в физическом или электронном формате.

Преимущества книги счетов к оплате

  • Эта бухгалтерская книга может предложить быстрый снимок текущих балансов поставщиков.
  • Это полезно в качестве модели для внутреннего контроля и аудита.
  • Руководители и бухгалтеры могут сравнивать баланс дочерней компании с балансом главной книги для предотвращения ошибок.
  • Это также помогает в разделении обязанностей между сотрудниками. Там будет отдельный сотрудник, записывающий транзакцию, и другой, проверяющий возможные ошибки. Это обеспечит эффективность и строгий внутренний контроль.
  • Эту информацию можно использовать для создания отчета об устаревании, в котором будет отображаться имя поставщика с отдельными просроченными уведомлениями. Он также показывает непогашенную сумму по каждому неоплаченному счету. Также будут выделены вызванные изменения в денежном потоке.
  • Кроме того, увеличение количества просроченных счетов может выявить проблемы с погашением дебиторской задолженности. Он указывает на то, что клиенты платят больше времени, чем обычно, что может потребовать немедленного внимания.

Вывод

Наличие книги счетов к оплате не является обязательным, но желательно для поддержания чистоты и порядка в бухгалтерских книгах. Такие бухгалтерские книги помогают отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность в течение нескольких лет. Это также важный инструмент в процессе аудита, и его можно успешно связать в случае исследования отдельных записей.

Присяжные бухгалтеры или лица со степенью в области коммерции могут выполнять такие задачи, что упрощает ведение таких учетных записей небольшим офисам и поставщикам.